Tenderek és szempontok

Cimkék: FMCG raktár technológia

A logisztikai piacon mára a szolgáltatók között kemény verseny folyik egy-egy üzlet megszerzéséért. Gyakran apróságokon múlik ki nyerhet meg egy tendert. A megbízók pedig egyre nehezebben tudják eldönteni, melyik szolgáltatót válasszák. A cikk írói útmutatást adnak arra, hogy a logisztikai szolgáltatás át-, illetve kihelyezése mindkét fél számára sikeres projekt lehessen.

 

Ha felmerül a kiszervezés lehetősége, akkor a legtöbb cég a lehető legjobb feltételekkel kívánja azt megvalósítani. Ennek leggyakoribb formája a tendereztetés. Ezzel nemcsak jobb ajánlatokat, hanem egyben egy széleskörű piaci áttekintést is kaphatnak. A logisztikai tevékenységet külső szolgáltatókkal végeztető cégek is időről időre élnek a lehetőséggel, hogy információt kapjanak a legjobb piaci ajánlatról.

A tendereztetés nyílt vagy zártkörű. Nyílt tender esetén, minden olyan cég pályázatát elfogadják és értékelik, amely a feltételeknek megfelelően jár el (pályázati anyag beszerzése, beadási határidők stb.). Ennek előnye az egyszerű kivitelezhetőség (nem kell pályázókat felkutatni). Nem biztos azonban, hogy a leginkább megfelelő szolgáltatók fognak jelentkezni, és várhatóan nagyszámú pályázatot kell értékelni. A hazai FMCG gyakorlatban ez a megoldás kevésbé elterjedt.

A zárt tenderre csak azokat a pályázókat hívják meg, akiket a tender kiírója alkalmasnak vél. Itt az előzetes kutatómunka képezi a nehézséget, mely során ki kell deríteni, kik a legalkalmasabbak a szolgáltatás elvégzésére, Ha ez nem kellően kidolgozott, akkor valaki, aki egyébként alkalmas lenne, kimaradhat. Ebben az estben csak az „előminősített” cégek pályáznak és viszonylag kevés pályázó (tipikusan 4-6) ajánlatát kell értékelni. Magyarországon ez a megoldás elterjedtebb, mivel a potenciális szolgáltatók köre jól körülhatárolható. A siker érdekében a tendereztetés előkészítésénél az egyik legfontosabb feladat a tenderdokumentum megfelelő összeállítatása. Előre meg kell határozni az értékelési szempontokat. Az egyik legfontosabb szempont természetesen az ár, de ezen kívül még jó néhány feltételt szem előtt kell tartani. Néhány példa:

· Ajánlott raktár helyszíne, megközelíthetősége, távolsága a központi irodától

· Bejövő fuvardíjak optimalizálása (különösen regionális tendereknél)

· Raktári épület és technológia életkora és korszerűsége, biztonság

· Kiszállítási feltételek: átfutási idők és teherautók életkora, állapota, tulajdonjoga

· Hasonló piaci és termékkörrel szerzett tapasztalat (referenciák)

· Kiegészítő szolgáltatások (például csomagolás, címkézés, promóciós csomagok összeállítása) – bár egy FMCG szektorban működő cég éves szinten akár többet is költ erre, mint magára a raktározásra!

· Szervezeti kultúra és illeszkedése

· Jövőbeni folyamatos fejlődési és javulási képesség

A szempontok meghatározása, valamint az adatok, paraméterek összegyűjtése után el kell készíteni a tenderdokumentumot, amely tipikusan a következő részekből áll:

· Bevezetés és instrukciók a pályázóknak

· Titoktartási rész (gyakran a tender kiadása előtt aláíratva) és jogi korlátozások

· Kiválasztási szempontok megadása

· Igényelt szolgáltatások részletes leírása

· Ajánlattételi előírások (az egyes szolgáltatásokra pontosítva)

· Részletes adatok (múltbeli tényleges adatok)

· Mellékletek

Egy jól előkészített, egyértelmű és pontos adatokat tartalmazó tendernél általában elegendő 30 napot adni a jelentkezőknek a pályázat beadására, utána már csak értékelni és dönteni kell.

Ha a pályáztatást megfelelően kívánják elvégezni, akkor cégen belül megfelelő szaktudású szabad erőforrásokkal kell rendelkezni. Ez gyakran nem, vagy nem kellő mértékben áll rendelkezésre. Ilyenkor a külső segítség igénybe vétele célszerű. Ez egy hamar megtérülő költség, hiszen rosszabb megoldás egy előkészítetlen tender kiírása és lebonyolítása. Az igazi kemény munka persze valójában a döntést követően kezdődik el.

Egy sikeres tender megszervezése

A megbízó számára a tender azért fontos, hogy a piacon levő szolgáltatók közül kiválaszthassa azt, aki az elkövetkező években a legjobban fogja igényeit kiszolgálni. Ezért nagyon fontos a várható teljesítmény megítélése már a jelenben.

A sikeres tender alapja a jól megszerkesztett tenderdokumentum. A tender kiírója az igényelt szolgáltatás legfontosabb feladatait, és az elvárt minőségi kritériumokat részletezi ebben. Olyan feltételeket, megkötéseket, amelyeket a szerződéskötés során mindenképpen el kíván érni, feltünteti a dokumentumban. Ez a későbbiekben megkönnyíti a folyamatot. Az elkészített anyagot ügyvéddel, illetve a cég pénzügyi osztályával célszerű átnézetni.

A kiválasztás egyik legfontosabb kritériuma az ár. Ha egy fix struktúrában kérik be az ajánlatokat a jelentkezőktől, az összehasonlítás sokkal könnyebb.  Ha ez nem történik meg, akkor ahány ajánlat, annyi formátum. Ez a tétel más területeken is igaz. Ha van olyan elvárás, ami az üzletmenet szempontjából kritikus, akkor célszerű egy template-et összeállítani, amiben az ajánlatokat várják.

Amikor a szolgáltatók ajánlatot készítenek, képet kell, hogy kapjanak az előttük álló feladat volumenéről. Ehhez pedig elégséges mennyiségű és jó minőségű adatokat kell biztosítani számukra. Az elmúlt három év átlagos volumene nem elégséges. A hiba a részletekben rejlik! A szolgáltatóknak az üzletmenet ingadozását is figyelembe kell venniük a számításoknál. A tapasztalatok azt mutatják, hogy ha az elmúlt év részletes adatait a rendelkezésükre lehet bocsátani, akkor az elégséges információt hordoz magában az ajánlat kidolgozásához. Sem a megbízó, sem a szolgáltatók nem szeretnének kellemetlen meglepetéseket a projekt után, azért mert a tender folyamán nem volt egyértelmű, mekkora is a kívánt szolgáltatás volumene és erőforrásigénye.

A jó döntés meghozatalához nagyon fontos, hogy elegendő információ álljon rendelkezésre a szolgáltató működéséről, felépítéséről és erőforrásairól. Ezen a téren a cégek két gyakori hibát szoktak elkövetni. Egyik, ha a cég szinte semmit nem akar tudni a szolgáltatóról, mondván, hogy biztosan tudja, mit csinál. Legfeljebb majd számon kéri rajta és különböző megszorításokat alkalmaz, ha nem képes teljesíteni,. Ez azért nagyon veszélyes, mert a vevőknek meg kell magyarázni a rossz szolgáltatást (sőt akár el is lehet veszíteni őket). Ilyenkor a szolgáltató által fizetett kötbér nem sok vigaszt nyújt. A másik véglet, amikor mindent tudni szeretnének. Kezdve onnan, hogy mennyi és milyen targoncát, egészen odáig, hogy mennyi részmunkaidős alkalmazottat terveztek a szolgáltatók. Ez teljesen felesleges. Hagyni kell őket, hogy tegyék a dolgukat.

A cégek gyakran alulbecsülik egy kiszervezési projekt bonyolultságát, és nem allokálnak kellő erőforrást. A kiszervezésnek nagyon sok részlete és buktatója van. Valakinek kézben kell tartania a projektet, aki elegendő időt tud rá szánni. Egy ilyen feladatot nem lehet a rendes, teljes napi munka mellet elvégezni. Az elégtelen erőforrás gyakran a kiszolgálás összeomlásához vezet az átmeneti időszakban, aminek a költsége természetesen sokszorosan meghaladja az addicionális kiadást a projekt alatt. Ekkor célszerű külső vagy átmeneti erőforrásokat bevonni.

Ha a szolgáltatók nem tudják magukat megfelelően prezentálni, vagy esetlegesen kisebb pontatlanságot követnek el az ajánlatnál, könnyű abba a hibába esni, hogy kizárják őket, mondván, ha még erre sem képesek, akkor mi lesz később. Sajnos a piaci helyzet azt mutatja, hogy a szolgáltatók közül kevés rendelkezik olyan munkatársakkal, akik megfelelően tudják képviselni cégüket az ügyfeleknél, és a megbízók által megszokott módon tudnak kommunikálni. De jó minőségű szolgáltatást tudnak nyújtani. Érdemes ezeket a szolgáltatókat segíteni, és a keményebb adatok alapján eldönteni kivel köttetik a szerződés.

És végül egy többéves tapasztalaton alapuló tanács: a kiválasztás végső soron az árról szól, az utolsó fázisban más szempont szinte fel sem merül. Fontos, hogy ide csak olyan szolgáltatók kerüljenek be, akiknek a képességeiben biztosak lehetnek. Ehhez kell a jó tender. Ha nincs a cégen belül tapasztalat ennek elkészítésében, ajánlott külső segítséget kérni, mert nagyon sok múlik rajta.

Hogyan lehet tendert nyerni?

Nem könnyű dolog! Gyakran nehéz megállapítani, hogy valójában mi a sikertelenség oka. A pályáztatótól rendszerint kevés a visszajelzés és az is igen gyakran, szinte kizárólag az árakra vonatkozik. Természetesen a jó ár kiemelkedően fontos egy tender megnyerésénél, de nem ez az egyetlen szempont. Több olyan példa is van, ahol végül nem a legjobb árakat adott pályázó lett a nyertes. Az viszont kritikus, hogy az árak a legjobbak között legyenek (például top 3). Az ár szerinti listán utolsó helyet elfoglaló cégnek szinte semmi esélye nincs, bármilyen jók is az ajánlott szolgáltatásai. Mi ebből a tanulság? Az árak legyenek a jobbak között. Hogyan lehet ezt elérni? Nehezen, hiszen a tendereztetőtől leheteletlen információt szerezni (ha megpróbáljuk, alighanem ki is estünk) és az árak megállapítására vonatkozó szabadság is korlátozott lehet. Itt egyértelmű előnyt élvez a kisebb vagy a tulajdonos által közvetlenül irányított cég, mert gyors döntéssel el lehet térni az azonnal adódó gazdasági racionalitástól egy-egy üzlet megszerzése érdekében.

Az árnál könnyebben megtudhatjuk azokat a szempontokat, amelyek még fontosak lehetnek. Ezek lehetnek a tenderdokumentum részei, de olyanok is, amelyek nem ilyen nyilvánvalóak. A kevésbé látható feltételek kétfélék: egyrészt olyanok, amelyeket szinte minden (multinacionális) FMCG cég fontosnak tart. Sokszor apróságok, de fontosak! Például olyan munkatárs prezentáljon a felsőbb szintű vezetés előtt, aki ’multikultúra’ kompatibilis, az ajánlatot olyan módon és érvrendszerben adja elő, ami az adott cégnél megszokott stb. Tudni kell, hogy a pályáztatónak is el kell adni a folyamatot, valamint az eredményt a cégén belül. A másik megítélési pont a tender során nyújtott teljesítmény. Biztos, hogy előnytelenné válik a megítélés, ha nem tartják a tenderhatáridőket, ha olyan dolgokra kérdeznek rá, amire egyértelmű válasz már a kiadott anyagban benne van, vagy ha a megadott instrukcióktól egyszerűen eltérnek (például az árak megadási formája) stb. Azt is lehet gondolni, hogy ezek sohasem előforduló elméleti problémák. Sajnos nem! Ezek a példák mind valósak, nem a régmúltból valók és jelentős logisztikai szolgáltató cégek követték el őket. Amikor pedig ilyen történik, akkor a pályázat kiírója hajlamos levonni a következtetést. Ha valaki már a tender során ilyen hibákat vét, akkor bizonyára a későbbi szolgáltatása is kívánnivalókat hagy maga után. Ezután már csak akkor lehet versenyben maradni, ha az árak magasan verik a többiekét. Emiatt fokozottan kritikus az ügyféllel kapcsolatba kerülő személy minősége. Ha bizonytalanság merül fel ezen a téren, akkor megoldásként megtérülő befektetés lehet FMCG és folyamati szakismeretet behozni a cégbe vagy külső tanácsadót segítségül hívni.

Benedek Attila és Varga Sándor

Supply Chain Monitor 2005. november

Keresés
Kövessen minket facebookon